Sistema Administrativo para Agencias de viajes

El sistema BackOffice Web SAVIA representa una solución de software altamente profesional diseñada de manera específica para atender las necesidades de agencias de viajes, ya sean minoristas o mayoristas. Un distintivo sobresaliente de este sistema radica en su carácter plenamente basado en web, lo que elimina la necesidad de adquirir servidores para su implementación en el entorno empresarial. Asimismo, su versatilidad se destaca al no estar confinado a un único sistema operativo, como Windows, sino que puede desplegarse sin restricciones en cualquier dispositivo con diversos sistemas operativos.

La utilización de nuestros servidores en la nube garantiza la seguridad y confiabilidad del sistema, permitiendo el acceso desde cualquier dispositivo con conectividad a Internet mediante una interfaz web intuitiva y de fácil acceso. Esta experiencia resulta análoga a la comodidad que se experimenta al utilizar un servicio de banca en línea.

Una de las notables ventajas de nuestro sistema se traduce en la disponibilidad ininterrumpida de datos, accesible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año. Esto otorga a los usuarios la libertad de acceso en cualquier momento, sin limitaciones de horario ni barreras geográficas, proporcionando la flexibilidad necesaria para trabajar en el sistema en función de sus necesidades y preferencias horarias.

En resumen, el BackOffice Web SAVIA se presenta como una solución contemporánea y altamente eficiente para agencias de viajes, caracterizada por su accesibilidad desde una amplia variedad de dispositivos y sistemas operativos. Gracias a su arquitectura basada en la nube, se prescinde de la inversión en servidores locales, y la disponibilidad ininterrumpida asegura una experiencia de uso fluida y libre de interrupciones.

SAVIA, Software para Agencias de VIAjes te permitirá realizar todas las tareas operativas, administrativas, contables  y de ventas para tu Agencias de viajes. Le nombre algunos tips que le pueden servir de guía y luego te describo cada una de ellas.

  • Cotizaciones:

El BackOffice Web SAVIA pone a tu disposición un conjunto de herramientas altamente avanzadas para la generación de cotizaciones personalizadas destinadas a tus clientes. Este sistema también facilita el seguimiento de estas cotizaciones antes de su concreción como ventas. Entre las capacidades que destacan se encuentran:

    • Gestión de Eventos Relacionados con Cotizaciones: El sistema permite la creación de eventos vinculados a las cotizaciones, los cuales se presentarán como alertas dentro del sistema. Esto garantiza un seguimiento minucioso de cada cotización.
    • Envío de Cotizaciones: Tienes la facultad de enviar las cotizaciones directamente a tus clientes a través de correo electrónico o WhatsApp, proporcionando una vía eficiente de comunicación, con la identidad de la agencia de viajes.
    • Conversión de Cotizaciones en Expedientes: Una vez que una cotización es confirmada, el sistema posibilita su conversión en un expediente, permitiendo una transición fluida hacia el proceso de venta.
    • Funcionalidad de Mini CRM: El sistema incorpora una funcionalidad de Mini CRM (Gestión de Relaciones con los Clientes), que te permite llevar a cabo un seguimiento efectivo de tus clientes. Esto es esencial para fortalecer tus relaciones comerciales.
    • Programación de Eventos Futuros: Puedes programar eventos futuros con fechas específicas, lo que te habilita para recibir notificaciones personalizadas sobre cualquier detalle o acción relevante que desees destacar.
    • Reversión de Cotizaciones Canceladas: En caso de que un usuario cancele una cotización o el sistema la cancele debido a la falta de confirmación antes de la partida, el usuario tiene la posibilidad de revertir este estado y retomar la cotización, brindando flexibilidad en el proceso.

En síntesis, el BackOffice Web SAVIA se erige como una herramienta de vanguardia para la creación de cotizaciones, el seguimiento en etapas pre-venta, la configuración de plantillas personalizadas, la conversión de cotizaciones en expedientes y la gestión efectiva de las relaciones con tus clientes. Además, la capacidad de programar eventos y recibir notificaciones adaptadas a tus necesidades específicas confiere un alto grado de control sobre tus operaciones comerciales.

  • Expedientes / files:

    • El sistema proporciona la capacidad de crear expedientes que consolidan de manera integral todos los servicios relacionados con una venta. Cada expediente se encuentra asociado a un cliente específico, y puede albergar múltiples pasajeros en su interior. Esta funcionalidad se traduce en un control meticuloso de cada operación y la habilidad de gestionar ventas para múltiples pasajeros en un solo expediente.
    • Dentro de cada expediente, se brinda la posibilidad de realizar un seguimiento completo de todos los movimientos administrativos llevados a cabo. Además, se concede un control absoluto en términos de cobros, pagos y facturación, permitiendo una gestión independiente de cada sección. Asimismo, se otorga la flexibilidad de integrar diferentes proveedores de servicios en un único expediente, inclusive cuando involucran diferentes monedas en relación a la venta. Adicionalmente, la generación de expedientes a partir de cotizaciones previas agiliza el proceso de venta.
    • Para los mayoristas o minoristas con productos propios, el sistema habilita la organización de salidas grupales y la configuración de tarifarios con cupos disponibles en colaboración con múltiples proveedores. Esto se complementa con la capacidad de gestionar comisiones y la generación de vouchers personalizados para los clientes. Si se trata de una agencia de viajes receptiva, la opción de vender servicios desde un tarifario organizado por categorías, con la administración de cupos y la generación de tarifas diferenciadas en diferentes fechas, se encuentra disponible.
    • En resumen, el BackOffice Web SAVIA ofrece una funcionalidad avanzada que permite la creación de expedientes que integran todos los servicios vinculados a una venta, incluyendo múltiples pasajeros y proveedores. La posibilidad de generar expedientes desde cotizaciones, organizar salidas grupales y gestionar tarifarios con cupos y comisiones, proporciona un mayor control y eficiencia en las operaciones de venta.
  • Cobros:

    • Podrás realizar cobros parciales utilizando diversos recibos, en distintas monedas y a través de una variedad de métodos de pago, como efectivo, tarjetas, e-cheques, transferencias, depósitos, créditos, etc. Además, el sistema te brinda la opción de realizar cobranzas de clientes que se trasladan directamente al operador, utilizando tarjetas de crédito, o transferencias bancarias, con el número de comercio del operador correspondiente. De esta manera, el pasajero podrá enviar el pago al operador teniendo en cuenta la comisión establecida para la agencia, la cual se encuentra incluida en el mismo pago realizado con la tarjeta de crédito del cliente. En resumen, el BackOffice Web SAVIA te permite gestionar cobros parciales utilizando diferentes recibos y métodos de pago, incluyendo tarjetas de crédito con el número de comercio del operador correspondiente. Además, podrás realizar cobranzas de clientes y tener en cuenta la comisión asociada al utilizar tarjetas de crédito. Esta funcionalidad te brinda flexibilidad y eficiencia en tus procesos de cobro y gestión financiera..
  • Pagos:

    • Con el sistema, tendrás la capacidad de realizar pagos cruzados entre operadores, utilizando la financiación de un operador para realizar una compra distinta. Además, podrás realizar pagos parciales a diferentes proveedores, utilizando diversos medios de pago como efectivo, tarjetas propias, cheques propios o de terceros, transferencias y depósitos. El sistema tiene en cuenta la cuenta corriente del proveedor, considerando los pagos realizados a través de tarjetas u otros medios de pago. En resumen, el BackOffice Web SAVIA te brinda la funcionalidad de realizar pagos cruzados entre operadores utilizando la financiación de uno de ellos. También te permite realizar pagos parciales a diferentes proveedores utilizando diversos medios de pago, teniendo en cuenta la cuenta corriente de cada proveedor y considerando los pagos realizados con tarjetas u otros métodos. Esta característica te proporciona flexibilidad y control en tus transacciones financieras.
  • Facturación:

    • Tendrás la posibilidad de realizar Facturación electrónica parcial y/o total en la moneda que elijas (Pesos, Dólares o Euros) a diferentes clientes de un mismo expediente, sin ser obligatoria.  Por ejemplo ( si un cliente realizo una compra de un paquete para varios amigos y cada amigo pide una factura distinta, el sistema le permitirá dividir los montos para cada uno de ellos y facturarlo según la condición impositiva que tengan cada uno ).
    • Si el cliente paga en efectivo podrás crear las Percepciones del 5%  RG3825, en el expediente y luego facturarlas, pudiendo exportar a SICORE todas las operaciones.
    • Podrás crear las percepciones RG5232 del 45% aplicadas a Bienes Personales o a Impuestos a las Ganancias.
    • y también la nueva percepción RG5430 del 25%aplicadas a Bienes Personales o a Impuestos a las Ganancias.
    • Además si el cliente desea comprar un servicio turístico al exterior se le aplicara el impuesto P.A.I.S, del 30%, según corresponda.
    • En el caso de que el pasajero compre algo en moneda extranjera será aplicadas las Percepciones correspondientes.
    • Si realizas la carga de Comprobantes de proveedores (compras)  para la determinación del iva compras, podrás emitir un archivo para importarlo a Siap.
    • Cuando debas realizar la Facturación a Proveedores por comisiones percibidas. Por ejemplo a ( Despegar, o Plataforma 10 , etc. ), el sistema te abrirá una venta de valores a facturar.
    • En todos nuestros comprobantes fiscales ya se encuentran los códigos QR, exigidos por AFIP.
    • Integramos en el sistema el IVA DIGITAL para que puedas ajustarte a las reglamentaciones de AFIP.
    • También podrá facturar en moneda extranjera (todas las monedas permitidas por AFIP, ya que el sistema es multimoneda)
    • Además podrá informar en la factura a cliente , sobre los valores que les cobra el aéreo internacional, en las percepciones e impuestos.
  • Cuentas corrientes:

    • El sistema lleva un exhaustivo control de las cuentas corrientes tanto de los clientes como de los proveedores. Esto incluye un registro completo y detallado de todas las transacciones realizadas por cada uno de ellos. En otras palabras, podrás tener un seguimiento preciso de los pagos recibidos de los clientes y los pagos realizados a los proveedores. El sistema te proporcionará una visión clara y detallada de cada cuenta corriente, permitiéndote identificar rápidamente los saldos, los pagos pendientes y cualquier otra transacción relevante asociada a cada cliente o proveedor. Esta funcionalidad te ayudará a mantener un control financiero sólido y garantizar una gestión efectiva de las cuentas corrientes de tu empresa, tanto en relación a tus clientes como a tus proveedores.
  • Caja:

    • El sistema ofrece un completo manejo y administración de cajas, ya sea de forma individual o general. Esto incluye la gestión de efectivo, tarjetas de crédito, cheques y cuentas bancarias asociadas. Además, podrás administrar y controlar los gastos generales de la empresa, tanto los ingresos como los egresos, que no estén relacionados con el ámbito turístico. Esto te permitirá tener un registro detallado de todas las transacciones financieras relevantes para tu negocio. El sistema también facilita la gestión de cajas por usuarios, lo que significa que podrás asignar múltiples cajas para cada punto de venta y tener un control preciso de las transacciones realizadas por cada usuario en cada caja. Una característica destacada es la posibilidad de exportar los informes de compras y ventas electrónicas para su posterior carga en el AFIP lo que simplifica el proceso de cumplimiento de los requisitos tributarios. En resumen, el BackOffice Web SAVIA te brinda un completo manejo y administración de cajas, gestión de gastos generales, control de cajas por usuarios y la facilidad de exportar informes electrónicos para su carga en el AFIP. Estas funcionalidades te ayudarán a tener un control financiero sólido y a cumplir con los requisitos tributarios de manera eficiente.
  • Envíos automáticos:

    • Manejo de alertas por diferentes fechas de vencimientos.
    • Gestión de emails automáticos a clientes ( saludos de cumpleaños , Saludos de buen viaje, saludos de regreso de viaje con integración de formulario de conformidad )
  • Calendarios:

    • Además de las funcionalidades mencionadas anteriormente, el BackOffice Web SAVIA cuenta con varios calendarios que facilitan la operatoria del trabajo en la agencia de viajes. Uno de estos calendarios permite la visualización de las salidas de expedientes organizadas por fechas. Esta característica te brinda una perspectiva clara y ordenada de las salidas programadas, lo que facilita la planificación y seguimiento de las operaciones. Con un simple vistazo al calendario, podrás identificar rápidamente las fechas de inicio y finalización de cada expediente, permitiéndote llevar un control efectivo de los servicios contratados por tus clientes. Adicionalmente, el sistema proporciona una visualización de calendario basada en las fechas de los servicios, agrupadas por servicios. Esto significa que podrás ver de manera intuitiva y estructurada los servicios y actividades relacionadas con tus expedientes en función de sus fechas programadas. Esta función te permitirá tener una visión clara de la agenda de servicios y administrar eficientemente las tareas y actividades asociadas a cada uno de ellos. En resumen, el BackOffice Web SAVIA cuenta con calendarios especializados que optimizan la gestión diaria de la agencia de viajes. Estos calendarios te ofrecen una visualización clara de las salidas de expedientes por fechas y la posibilidad de acceder a un calendario que organiza los servicios según sus fechas programadas. Estas herramientas te ayudarán a planificar, organizar y realizar un seguimiento efectivo de las operaciones de tu agencia.
  • Adicionales:

    • En el BackOffice Web SAVIA, encontrarás una amplia gama de módulos adicionales que complementan y potencian las funcionalidades del sistema: Módulo adicional de integración con GDS Amadeus y Sabre: Si tu agencia es IATA y trabaja con proveedores de servicios turísticos globales, este módulo te permitirá integrarte con los sistemas de distribución global (GDS) líderes en la industria, como Amadeus y Sabre. Esto te brinda acceso directo a una amplia selección de servicios de aerolíneas, lo que facilita la búsqueda, reserva y emisión de boletos y servicios relacionados. Módulo de acceso web para clientes/paxs corporativos: Este módulo está diseñado específicamente para clientes corporativos y pasajeros frecuentes. Les brinda un portal web personalizado donde podrán acceder y controlar sus compras, seguimiento de pagos, facturas y otros documentos relacionados. Esto mejora la comunicación y la transparencia entre tu agencia y tus clientes corporativos, proporcionando un nivel adicional de servicio y autonomía. Estos son solo dos ejemplos de los módulos adicionales que ofrecemos. Nuestro Sistema Administrativo para Agencias de Viajes incluye una amplia gama de funciones y características que se adaptan a las necesidades específicas de tu agencia. Desde la gestión de expedientes y cotizaciones hasta la administración financiera y el control de ventas, nuestro sistema está diseñado para proporcionar una solución integral y eficiente para tu agencia de viajes. En resumen, en el BackOffice Web SAVIA encontrarás módulos adicionales de integración con GDS Amadeus y Sabre para agencias IATA, así como un módulo de acceso web para clientes corporativos. Estas funcionalidades, junto con muchas otras, te permitirán optimizar y mejorar la operación de tu agencia, brindando un servicio más completo y eficiente a tus clientes.
Crear nuevo expediente

Creación de expedientes o Files.

Mediante el uso de nuestro sistema, la creación de un expediente se ha simplificado al máximo para garantizar una experiencia sencilla y eficiente. Para crear un expediente, solo necesitas ingresar los datos del cliente y uno o varios pasajeros, luego agregar los servicios turísticos que deseas asignar a ese expediente (a los que llamamos “Asignaciones”). Cada asignación incluirá los costos y los valores de venta, y el sistema se encargará automáticamente de distribuir los impuestos (IVAs) correspondientes a cada una de esas asignaciones, eliminando la necesidad de realizar cálculos adicionales. Determinar el IVA es fácil y intuitivo, ya que el sistema está diseñado para ser utilizado por personas sin necesidad de ser expertas en el sector turístico.

La creación de un expediente puede representar una venta directa, ya sea que provenga de una cotización, una reserva grupal o se genere directamente desde esta ventana.

Además, en esta misma interfaz, tendrás la opción de agregar las percepciones, si el cliente desea pagar en pesos argentinos por un servicio terrestre. Esto se realiza a través de un ítem adicional, el cual podrás incluir de manera rápida y sencilla.

Creación de ordenes de Ingresos

Con Savia, tienes la flexibilidad de realizar cobros parciales utilizando diferentes recibos y distintas formas de pago, como efectivo, tarjetas de crédito, cheques, transferencias y depósitos. Además, el sistema te permite gestionar las cobranzas de tus clientes de manera conveniente.

Puedes utilizar tu propio posnet o el número de comercio del operador para realizar cobros a través de la función de pago directo al operador. Esto te permite enviar el pago del pasajero directamente al operador, teniendo en cuenta la comisión presente en el mismo pago con tarjeta de crédito del cliente. De esta manera, podrás ajustar el monto a enviar al operador y, si hay una diferencia, reutilizarla en otros expedientes o dejarla registrada en la cuenta corriente del operador.

Además de los métodos convencionales de cobro, también podrás generar cobranzas en lote , es decir seleccionando varios expedientes del mismo cliente.

Crear recibos ordenes de ingreso en savia
Crear pagos ordenes de egreso en savia

Pago a Proveedores

Para realizar pagos a tus proveedores, en Savia utilizamos el concepto de “Órdenes de Egreso“. Este tipo de comprobante te permite efectuar pagos utilizando el dinero que tienes en la cuenta del proveedor o a través de diversos medios de pago convencionales, como efectivo, cheques propios o de terceros, tarjetas propias o de terceros, transferencias bancarias y depósitos bancarios.

Al generar una Orden de Egreso para pagar a tus proveedores, podrás visualizar este registro reflejado en el mismo expediente en el que utilizaste las asignaciones correspondientes. Esto te proporciona una visión clara y completa de todas las transacciones relacionadas con un expediente específico.

Además, nuestro sistema permite realizar pagos a todo tipo de proveedores, tanto los relacionados con el sector turístico como los no turísticos, a los que llamamos “Entidades”. Estas entidades pueden ser utilizadas para gastos relacionados con la administración de la oficina u otros conceptos no directamente vinculados a servicios turísticos.

Salidas Grupales

Con el panel de salidas grupales podemos realizar ventas desde una salida armada por ustedes mismos, es decir , cuando creas una salida grupal , vas incorporando varias asignaciones que se compone la salida con valores de costos grupales y valores de ventas por pasajero. Luego cuando vas a crear un expediente que proviene de la grupal, te trasladara todos esos servicios turísticos cargados anteriormente, pudiendo armar un expediente en pocos segundos.

Cuando estas armando una salida , tenes la posibilidad de definir las asignaciones si son obligatorias u opcionales, también si son comisionables o no, esto se desarrollo para que logres crear tu salida con varias opciones de servicios, todo esto y mucho mas podes hacerlo en nuestro Sistema Administrativo para Agencias de viajes

gestion de salidas grupales en savia
Factura de Savia

Facturación electrónica

A través de nuestro Sistema Administrativo para empresas de viajes, podrás emitir comprobantes fiscales electrónicos , o sea podrás realizar facturas , notas de crédito o débito , directamente desde SAVIA, sin necesidad de entrar a la pagina de Afip , solo con un botón de envío el sistema se conecta a los servidores de Afip y envía los datos a facturar , devolviendo un comprobante fiscal con todos sus datos.

La recopilación de valores para facturar provienen de cada una de las asignaciones que fueron cargadas en los expedientes, determinando los exentos, no gravados, con iva 21% y 10,5%, ademas teniendo en cuenta el tipo de cambio que se uso en el momento que se cobro.

En esta misma ventana, podrás observar que tendras la posibilidad de facturar el impuesto PAIS, generando inmediatamente la percepcion y el listado a pagar.

También podrá seleccionar en que moneda quiere facturar , siendo las monedas DOLAR y EUROS.

Ademas posee la opción de notificar al cliente que valores fueron facturados por el aéreo, detallando el impuesto Pais y la percepción.

Creación y permisos de usuarios

En el momento de crear usuario para usar el sistema, debes tener en cuenta varias puntos importantes.

  • Configurar al usuario que tipo de usuario sera: definiendo el perfil del mismo, por ejemplo ( Administrativo, gerente, vendedor, etc)
  • Configurar a que sucursal pertenece
  • Asignarle un caja por defecto, para que pueda cobrar.
  • Marcar si comisionara sobre todos los expedientes 100% cobrados.
  • Definir que tipo de comisión va a cobrar ( según opciones )

También deberá definir que tipo de porcentaje le toca a cada tipo de asignación para que el vendedor pueda cobrar su comisión.

Con todo esto definido , después que el usuario genere expediente , automáticamente el sistema va generando un listado de comisiones que el vendedor mismo puede ir observando como van sus ventas.

Control de comisiones a vendedores
Registrar comprobantes de compras en savia

Facturas de Compras del Proveedor

Cuando te llega la factura del proveedor podrá cargarlas directamente en el sistema, asignando a que periodo contable pertenece, y agregando todos los datos del comprobante. Después podrás, relacionar las asignaciones que cargaste en los expedientes con los comprobantes que te envió el proveedor. Automáticamente el sistema le armara todo el libro de compras para ser presentado en Afip, por medio de la nueva resolución de Iva compra, no solo eso , sino que también tendrás la posibilidad de cargar  los comprobantes de compras agrupados provenientes de un archivo de Afip CSV y con eso lograras cargarlos a los comprobantes de una sola vez en nuestro Sistema Administrativo para Agencias de viajes.

Egresos No turísticos

Cuando quieras hacer un egreso de dinero NO turístico, en nuestro Sistema Administrativo para Agencias de viajes, lo podes cargar por medio de esta ventana. Allí cargas la entidad que puede ser por ejemplo ( El Alquiler del local) después ingresas el concepto  y luego copias todos los valores de las facturas que te entregaron. Usando los campos que tenemos en el sistema, también podes cargar que medio de pago utilizaste para que se genere el movimiento en la caja diaria.

En caso de que no te entregaron comprobantes, podes usar una opción del sistema.

Registro de egresos no turísticos gastos
Cotizacion de sistema para agencia de viajes

Cotizacion Turística

Desde esta sección del sistema podrá, cotizar el producto turístico, dando la posibilidad de cargar un  destino, duración, selección de proveedor, fijación de precio, redacción de itinerario permitiendo seleccionar los servicios ofrecidos por la agencia.

Además tendrá la posibilidad de parametrizar las cotizaciones con la cabecera y la firma digital de cada usuario de la Agencia, pudiendo enviar de forma mas personalizada.

Se agrego la posibilidad de que el usuario pueda enviar por Email o WhatsApp de forma automática la cotización que acaba de realizar , en formato PDF , de esta forma el pasajero la visualizara de forma clara y precisa.

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