Sistema de gestión Administrativa

para Agencias de Viajes minoristas y mayoristas.

El Backoffice Web SAVIA3 , es un Sistema Administrativo para agencia de viajes. Para utilizar este sistema deberá ingresar a una pagina con cualquier dispositivo que tenga conexión a internet. No necesitas comprar ningún server para montar el programa en tu empresa. Tampoco hace falta que tengas solo Windows instalado, podes utilizarlo desde cualquier sistema operativo. El sistema se encuentra en la nube y podes acceder desde cualquier lugar donde tenga Internet a través de una pagina web.

Nuestro sistema te permite realizar todas las tareas administrativas, contables,  de ventas y operativas para tu Agencias de viajes. Le nombre algunos tips que le pueden servir de guía y luego te describo cada una de ellas.

  • Expedientes:

    • Te permite realizar expedientes (files) y luego por medio de estos se pueden integrar todos los servicios que se compone una venta, es decir que cada expediente está a nombre de un cliente y ese cliente puede contener varios pasajeros dentro del mismo. Esto le va a permitir tener un control de cada operación y poder vender a varios pasajeros en el mismo expediente. Además le va a poder incorporar varios proveedores de distintos servicios a ese mismo expediente, como así también generar cotizaciones y convertirlas en expedientes . Si es mayorista también va a poder armar salidas grupales con la posibilidad de tener cupos por salida con diferentes proveedores y con manejo de comisiones para sus clientes.
  • Cobros:

    • Podrás realizar cobros parciales a través de diferentes recibos, en diferentes monedas, con diferentes medios de cobros (efectivo, tarjetas, cheques, transferencias, depósitos ). Así mismo permite realizar cobranzas de clientes , realizando el cobro con tarjetas pero con el numero de comercio del operador, de esta forma se puede enviar el pago del mismo hacia el operador teniendo en cuenta la comisión. Que está presente en el mismo pago que se encuentra en la tarjeta de crédito del cliente.
  • Pagos:

    • Con el sistema podrás hacer pagos cruzados a operadores, utilizando la financiación de un operador , insertamos la tarjeta de otro cliente en esa compra diferente.
    • Permite realizar pagos parciales a diferentes proveedores con diferentes medios de pagos también ( efectivo, tarjetas, cheques, transferencias, depósitos ), teniendo en cuenta la cuenta corriente del mismo, por pagos realizados en tarjetas y otros medios de pagos.
  • Facturación:

    • Tendrás la posibilidad de realizar Facturación electrónica parcial y/o total a diferentes clientes de un mismo expediente, sin ser obligatoria.  Por ejemplo ( si un cliente realizo una compra de un paquete para varios amigos y cada amigo pide una factura distinta, el sistema le permitirá dividir los montos para cada uno de ellos y facturarlo según la condición impositiva que tengan cada uno ).
    • Si el cliente paga en efectivo podrás crear las Percepciones  RG3825, en el expediente y luego facturarlas, pudiendo exportar a SICORE todas las operaciones.
    • Si realizas la carga de Comprobantes de proveedores (compras)  para la determinación del iva compras, podras emitir un archivo para importarlo a Siap.
    • Cuando debas realizar la Facturación a Proveedores por comisiones percibidas. Por ejemplo a ( Despegar, o Plataforma 10 , etc. ), el sistema te abrirá una venta de valores a facturar
  • Cuentas corrientes:

    • Lleva el control de las cuentas corrientes tanto de clientes como de proveedores de forma total y también detallada por cada uno de ellos.
  • Caja:

    • Manejo y administración de cajas individuales o general ( Administrando efectivo , tarjetas, cheques y cuentas bancarias).
    • Administración de gastos generales ( gastos que no sean turísticos ) tanto de ingresos como de egresos.
    • Tu mismo llevaras la gestión de exportación del informe de compras y ventas electrónicas para subirla al SIAP .
  • Y varios ítems importantes de administración y ventas.
Crear nuevo expediente

Creación de expedientes o Files.

En el Sistema Administrativo para agencia de viajes, siempre tienes que crear un expediente , por lo tanto se desarrollo para que sea muy sencillo de realizar. Solo le colocas un cliente , un o varios pasajeros, luego le agregas los servicios turísticos ( nosotros le llamamos Asignaciones ). Las asignaciones debe llevar sus costos y valores de ventas y por ultimo el sistema se encarga de la distribución de los impuestos (IVAs) en cada una de esas asignaciones, sin tener que sacar cálculos extras. Para determinar el IVA, es muy sencillo y fácil de usar , el sistema esta pensado para que todas las personas puedan usarlo sin necesidad de que sea un experto en el rubro turístico.

La creación del expediente representa una venta directa , el file puede provenir desde una cotización , desde una grupal o generarla directamente desde esta ventana.

Creación de ordenes de Ingresos

Con el Sistema Administrativo para agencia de viajes, podes realizar cobros parciales a través de diferentes recibos, en diferentes monedas y con diferentes medios de cobros ( efectivo, tarjetas, cheques, transferencias, depósitos ).
Así mismo te permite realizar cobranzas de clientes , usando tu posnet propio o con el numero de comercio del operador, usando la función (pago directo al operador). De esta forma se puede enviar el pago del mismo pasajero hacia el operador teniendo en cuenta la comisión que está presente en el mismo pago que se encuentra en la tarjeta de crédito del cliente. Posteriormente podes reutilizar esa diferencia en otros expedientes o dejarla en la cuenta corriente del operador. Ademas de utilizar los métodos convencionales de cobranzas, también estamos desarrollando para que uses un gateway que trae todo integrado, llamado ( SIRO) con este proceso Online, de bajas comisiones , podrás cobrar , mensualidades de cuotas que tus clientes pagan por un servicio turístico.

Crear recibos ordenes de ingreso en savia
Crear pagos ordenes de egreso en savia

Pago a Proveedores

Nosotros la llamamos Ordenes de Egreso, con este tipo de comprobante , podes realizar pagos a tus proveedores utilizando dinero que tenes en la cuenta de ellos o pagando con diferentes medios convencionales (efectivo, cheques propios o de terceros, tarjetas propias, tarjetas de terceros, transferencias bancarias, depósitos bancarios ). Al generar este tipo de pagos a proveedores , podes verlo reflejado en el mismo expediente que usaste las asignaciones .

Todos los proveedores turísticos pueden recibir tus pagos y también los no turísticos que nosotros le llamamos ( Entidades ) , estos son utilizados para gastos de la oficina.

Salidas Grupales

Con el panel de salidas grupales podemos realizar ventas desde una salida armada por ustedes mismos, es decir , cuando creas una salida grupal , vas incorporando varias asignaciones que se compone la salida con valores de costos grupales y valores de ventas por pasajero. Luego cuando vas a crear un expediente que proviene de la grupal, te trasladara todos esos servicios turísticos cargados anteriormente, pudiendo armar un expediente en pocos segundos.

Cuando estas armando una salida , tenes la posibilidad de definir las asignaciones si son obligatorias u opcionales, esto se desarrollo para que logres crear tu salida con varias opciones de servicios.

gestion de salidas grupales en savia
Facturación electrónica en savia

Facturación electrónica

A través del Sistema Administrativo para agencia de viajes, podrás emitir comprobantes fiscales electrónicos , o sea podrás realizar facturas , notas de crédito o débito , directamente desde SAVIA, sin necesidad de entrar a la pagina de Afip , solo con un botón de envío el sistema se conecta a los servidores de Afip y envía los datos a facturar , devolviendo un comprobante fiscal con todos sus datos.

La recopilación de valores para facturar provienen de cada una de las asignaciones que fueron cargadas en los expedientes, determinando los exentos, no gravados, con iva 21% y 10,5%, ademas teniendo en cuenta el tipo de cambio que se uso en el momento que se cobro.

Creación y permisos de usuarios

En el momento de crear usuario para usar el sistema, debes tener en cuenta varias puntos importantes.

  • Configurar al usuario que tipo de usuario sera: definiendo el perfil del mismo, por ejemplo ( Administrativo, gerente, vendedor, etc)
  • Configurar a que sucursal pertenece
  • Asignarle un caja por defecto, para que pueda cobrar.
  • Marcar si comisionara sobre todos los expedientes 100% cobrados.
  • Definir que tipo de comisión va a cobrar ( según opciones )

También deberá definir que tipo de porcentaje le toca a cada tipo de asignación para que el vendedor pueda cobrar su comisión.

Con todo esto definido , después que el usuario genere expediente , automáticamente el sistema va generando un listado de comisiones que el vendedor mismo puede ir observando como van sus ventas.

Control de comisiones a vendedores
Registrar comprobantes de compras en savia

Facturas de Compras del Proveedor

Cuando te llega la factura del proveedor podrá cargarlas directamente en el sistema, asignando a que periodo contable pertenece, y agregando todos los datos del comprobante. Después podrás, relacionar las asignaciones que cargaste en los expedientes con los comprobantes que te envió el proveedor. Automáticamente el sistema le armara todo el libro de compras para ser presentado en Afip, por medio de la nueva resolución de Iva compra.

Egresos No turísticos

Cuando quieras hacer un egreso de dinero NO turístico, lo podes cargar por medio de esta ventana. Allí cargas la entidad que puede ser por ejemplo ( El Alquiler del local) después ingresas el concepto  y luego copias todos los valores de las facturas que te entregaron. Usando los campos que tenemos en el sistema, también podes cargar que medio de pago utilizaste para que se genere el movimiento en la caja diaria.

En caso de que no te entregaron comprobantes, podes usar una opción del sistema.

Registro de egresos no turísticos gastos

+  La lista continua, pero te queremos sorprender cuando nos pidas un demo.